Vous avez forcément dans votre entreprise des personnes, des services ou des tâches répétitives, consommatrices de temps, sources d’erreur ou de lassitude. Mais ce sont des tâches qui restent indispensables !
L’automatisation des processus financiers consiste à automatiser ce type de tâches, à plusieurs étapes et reproductibles. Elle va bien au-delà de la simple réduction des coûts en permettant de libérer les employés d’activités fastidieuses pour leur permettre de se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée. C’est un projet d’optimisation qui permet de réduire les risques d’erreurs humaines et d’améliorer le déroulement des opérations.
Découvrez pourquoi et comment automatiser les process de l’entreprise, au niveau de la direction administrative et financière, pour libérer les salariés de tâches répétitives et à faible valeur ajoutée.
Qu’entend-on par l’automatisation des processus financiers de l’entreprise ?
Les process doivent être préalablement formalisés pour permettre aux collaborateurs d’agir à tout moment. Ils permettent de savoir quels sont les droits et les devoirs de tous, à qui demander une information ou une autorisation, où l’information est stockée, etc.
Lorsqu’on envisage d’automatiser les processus financiers de son entreprise, on envisage donc l’automatisation d’un ensemble de tâches, auparavant réalisées par l’intervention humaine. Par la mise en place d’outils technologiques (robots ou logiciels) on automatise des tâches pour améliorer leur réalisation, mais aussi libérer du temps pour les salariés qui les effectuaient auparavant, leur permettant de se focaliser sur des actions de control plutôt que se saisie. Pour cela, il faut identifier les tâches répétitives et manuelles, qui restent malgré tout nécessaires à la bonne marche de l’entreprise.
Par exemple, les membres du service ADV ou comptabilité passent chaque mois, un temps fou sur les mêmes tâches. Ils doivent saisir les adresses, le montant de TVA, le n° de SIRET, créer de nouveaux fournisseurs ou clients. Ils doivent ressaisir des informations issues des factures ou des bons de commande. Ces tâches sont indispensables au fonctionnement de l’entreprise, mais pourraient très certainement être effectuées différemment grâce à l’automatisation. Par exemple, il est plus interessant pour un dirigeant de s’assurer que les charges sont alouées aux bons projets plutôt que de vérifier que les factures soient bien saisies
Avant de lancer un projet d’automatisation, il convient donc d’identifier quels process peuvent l’être et pour quels bénéfices. Il faut, en effet, se focaliser sur les process déterminants selon l’activité de l’entreprise et son organisation. Alors, comment automatiser les processus de votre entreprise pour libérer vos salariés de tâches à faible valeur ajoutée ?
Comment automatiser les processus financiers de votre entreprise?
L’automatisation des processus de l’entreprise commence inévitablement par une phase de réflexion et d’analyse de l’existant. Il faut comprendre comment fonctionne l’entreprise et quelles règles doivent être améliorées pour obtenir un process optimal. Un processus se décompose toujours en tâches et en sous-tâches. Il est nécessaire de les identifier en vue d’une automatisation.
Une fois les process concernés définis, les tâches, sous tâches et règles de gestion déterminées, le choix de l’outil implémenté sera la clé du succès de l’automatisation.
Les tâches répétitives effectuées par les membres des service ADV et Comptabilité pourraient être ainsi réalisées par un scanner. Il intègre une reconnaissance de caractères et envoie automatiquement les infos dans les champs de saisie adéquats des logiciels de comptabilité. Les salariés sont ainsi libérés d’un grand nombre de tâches de ressaisies, chronophages, à faible valeur ajoutée, lassante et sources d’erreurs, mais pour autant indispensables à la gestion de l’entreprise. Les salariés gagnent un temps précieux et se concentrent sur d’autres tâches à plus haute valeur ajoutée : analyse du portefeuille, des délais de paiement, de la répartition du CA, etc.
Toutefois, avec l’implémentation de l’outil vient la conduite du changement. Il faut former les utilisateurs à l’outil techniquement, mais aussi aux raisons d’être de l’automatisation. Tout le monde doit comprendre pourquoi l’on fait ainsi désormais. Il est essentiel de concentrer sa communication sur les gains pour l’entreprise, mais aussi pour les collaborateurs, dans cette nouvelle façon de travailler.
Les salariés concernés par l’automatisation peuvent vivre le projet comme un danger pour leur poste. Afin qu’ils ne le vivent pas comme une dépossession, mais comme une opportunité, il faut donc accompagner le changement par de la formation et de la communication.
L’accent doit être mis sur :
- les tâches nouvelles qui seront créées à l’issue de l’implémentation de l’outil
- les activités à plus forte valeur ajoutée auxquelles les salariés auront plus de temps à consacrer
- les postes qui se développeront pour encadrer l’automatisation, d’une part et grâce à la montée de nouvelles activités, d’autre part
- les compétences à développer pour améliorer d’autres process de l’entreprise
Au-delà de l’identification des process pertinents à automatiser et du choix des bons outils digitaux, d’autres facteurs contribuent au succès d’un projet d’automatisation. Ce sont notamment l’accompagnement des collaborateurs et la conduite du changement.
La transformation digitale de la fonction finance implique bien des étapes.
L’accompagnement du DAF, qu’il soit en CDI ou DAF externalisé, est donc central dans la mise en place de l’automatisation des process de l’entreprise. D’abord en amont, il est acteur de la stratégie pour pouvoir identifier les process et les tâches concernés. Ensuite, le DAF va contribuer à définir les bons outils digitaux pour l’implémentation concrète de l’automatisation retenue. Enfin, dans la mise en œuvre, le DAF accompagne l’entreprise et l’ensemble des collaborateurs pour une conduite du changement garante du succès de l’automatisation choisie.
Référence DAF accompagne les PME pour définir, piloter et implémenter leur projet d’automatisation des process de l’entreprise à l’aide de DAF externes à Temps Partagé Augmenté.
