5 conseils pour bien construire son budget d’entreprise

Le référentiel passé, totalement obsolète, ne permet pas de construire le budget de l’entreprise pour l’année prochaine. Il ne s’agit donc pas de construire un budget  classique mais plutôt des « scénarios budgétaires ».  Vous devez aller du « worst case scénario » qui prendrait en compte des hypothèses très pessimistes d’activité, incluant plusieurs périodes de confinement par exemple, jusqu’au scénario le plus « optimiste » qui prendrait en compte un retour à la normale dans le courant de l’année. Le budget pourrait donc devenir le scénario intermédiaire entre ces deux scénarios et c’est celui-ci qui sera communiqué aux équipes.

Le budget est également l’occasion de revoir la génération de cash et la rentabilité des différentes activités et de réaligner l’allocation de ressources derrière les activités les plus rentables (au moins temporairement).
 

En fonction de votre structure de charges, votre compte de résultat peut plus ou moins absorber une baisse de l’activité. Mais, quelle que soit la structure initiale, il est important de flexibiliser au maximum les charges. 

Cette démarche permet d’absorber au maximum une baisse d’activité ou au contraire encourager le rebond si les résultats sont bien meilleurs que prévus. Pour cela, il s’agit d’inclure des « amortisseurs » et des « boosters » dans les lignes de charges en revoyant les indicateurs d’attribution des bonus par exemple ou en optant pour des contrats flexibles sur certaines charges même si le coût unitaire peut sembler légèrement plus cher. 

La capacité à adapter la volumétrie au niveau d’activité est clé en temps de crise. Cela permet de garder le maximum de marges de manœuvre.

Dans un contexte incertain, toutes les charges doivent être revues par le comité de direction et doivent être challengées. Par ailleurs, les règles d’autorisation de dépense du budget doivent être revues. 

Si contrairement aux autres années, le manque de visibilité ne permet pas d’autoriser une dépense même si elle a été budgétée, il faut donc geler un % des dépenses et conditionner le déblocage à l’atteinte de certains résultats. Par exemple, on peut décider de bloquer 30% des dépenses marketing et les libérer si les résultats semestriels ou trimestriels sont dans une fourchette prédéfinie.

Au niveau du budget de trésorerie, une revue en profondeur du bilan peut également permettre de se poser la question sur la vente de certains actifs (stocks / créances) pour générer du cash à court terme

Les scénarios budgétaires constituent seulement un cadre, il sera donc très important d’ajuster les scénarios en fonctions des résultats réalisés au fur et à mesure de l’année. Des réestimés fréquents, au minimum trimestriel, seront nécessaires pour affiner le pilotage. 

Selon les résultats, vous pourrez déclencher ou non certaines décisions structurantes, débloquer certaines dépenses qui auraient été identifiées dans les scénarios de construction budgétaire, ou répondre à de nouvelles dispositions législatives par exemple.
 
 

Dans un contexte incertain, la communication de l’équipe dirigeante est extrêmement importante pour maintenir l’engagement des salariés sans créer une anxiété démesurée. 

Il faut donc communiquer sur les raisons de ces changements de règles budgétaires et les objectifs associés. Il convient de sensibiliser chacun sur sa responsabilité concernant les dépenses qui doivent être très mesurées. 

Ne manquez pas également de motiver vos équipes pour aller chercher chaque opportunité commerciale afin de maintenir l’engagement à l’aube d’une prochaine année qui sera potentiellement difficile et différente du plan initial. L’important sera d’anticiper les scénarios possibles et d’y répondre de manière adaptée sans sacrifier le long terme.

Bon budget !